Page 178 - Universitas Terbuka : Mencapai Visi Melalui Good Corporate Governance

lmplementasi Coad Governance dan TQM di Universitas Terbuka

h. PW mengecek kembali kelengkapan berkas registrasi pertama dengan
menggunakan chek-list pemeriksaan berkas registrasi, dan berkas
registrasi mahasiswa yang belum lengkap dikembalikan kepada PD
untuk dilengkapi sampai batas akhir registrasi;
i. Berkas registrasi yang sudah lengkap di key-in petugas registrasi,
kemudian hasilnya dikonfirmasikan kembali kepada masing-masing PW
untuk mencocokkan ketepatannya dengan daftar dan jumlah calon
mahasiswa yang disampaikan oleh PD;

j. UPBJJ melalui PW menyerahkan data hasil key-in dan kartu mahasiswa
yang sudah ditandatangani oleh Kepala UPBJJ untuk diserahkan kepada
pengelola/mahasiswa;
k. Petugas registrasi UPBJJ menyusun berkas registrasi mahasiswa per
pokjar sesuai urutan pemrosesan/entri (baik untuk Nonpendas maupun
Pendas) dan menyimpannya dalam amplop yang ditandatangani oleh
petugas pemeriksa, pengolahan dan KRP;
I. Petugas registrasi membuat daftar mahasiswa per masa registrasi per
pokjar untuk keperluan pendataan mahasiswa di tingkat UPBJJ dan/atau
untuk perencanaan tutorial,
m. KRP/petugas melakukan monev kemajuan proses registrasi untuk
melakukan validasi antara penyerahan, penerimaan, dan sisa berkas
registrasi, blangko registrasi, bukti registrasi, TBS, dan kartu mahasiswa.
n. Evaluasi secara keseluruhan dilakukan melalui rapat untuk menentukan
prioritas tindakan perbaikan berdasarkan dokumen dan Daftar PTPP,
dengan mempertimbangkan keseriusan & frekuensi masalah serta
ketersediaan sumber daya di UPBJJ untuk perbaikan pengelolaan
registrasi selanjutnya.

Beberapa kasus mengenai mahasiswa yang dikeluarkan dari data karena
persyaratan kurang diharapkan dapat diminimalkan dengan penerapan
prosedur tersebut secara taat asas.

169