Page 181 - Universitas Terbuka : Mencapai Visi Melalui Good Corporate Governance

lmplementasi Good Governance dan TQM di Universitas Terbuka

b. Penge/olaan Layanan Bahan Ajar
Pengelolaan layanan bahan ajar mencakup pengelolaan distribusi
bahan ajar (BA) dan bahan kelengkapan akademik (BKA) cetak
maupun noncetak di UPBJJ mulai dari perencanaan kebutuhan,
pemesanan, penerimaan, penataan, penjualan/pendistribusian,
hingga monitoring ketersediaan/penerimaannya, untuk semua
program Pendas dan Nonpendas. Sejalan dengan kebijakan UT
Pusat, mulai masa registrasi 2008.2 pembelian BA untuk program
Nonpendas dilakukan dengan pemesanan melalui e-book store,
dan UPBJJ memfasilitasi para mahasiswa dan pengguna jasa
layanan bahan ajar UT dengan kemudahan kebutuhan akses
internet di ruang komputer UPBJJ.
Sasaran pengelolaan layanan bahan ajar adalah meningkatkan
ketepatan waktu penerimaan BA oleh mahasiswa Pendas diukur
berdasarkan jumlah kasus pengiriman tepat waktu vs jumlah
pengiriman per semester. Untuk mencapai sasaran tersebut,
pengelolaan layanan bahan ajar di UPBJJ dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan dan prosedur sebagai berikut.
1) KBBLBA menyusun perencanaan penyediaan dan distribusi
BNBKA kepada mahasiswa per pokjar/kabko. Perencanaan
didasarkan pada jumlah dan/atau permintaan mahasiswa, hasil
pengecekan sisa BA di unit LBA-UPBJJ berdasarkan Laporan
Stock Opname BA, data pengiriman/penerimaan BA dari
LPBAUSl/Pusat, dan prediksi kebutuhan permintaan BA oleh
tutor/supervisor. Apabila terjadi kekurangan BA, UPBJJ
mengajukan permintaan kekurangan BA ke LPBAUSl/Pusat
dilampiri rekapitulasi jumlah mahasiswa berdasarkan data
registrasi mahasiswa lama dan prediksi mahasiswa baru;
2) Khusus untuk mata kuliah baru, UPBJJ berkoordinasi dengan
dan mengonfirmasi kepada LPBAUSI kepastian pengiriman 5
set bahan ajar terlebih dahulu sebelum pengiriman bahan ajar
secara lengkap sesuai permintaan UPBJJ berdasarkan jumlah
riil mahasiswa lama dan/ atau prediksi jumlah mahasiswa baru;
3) Pendistribusian BA dari UPBJJ ke pokjar/mahasiswa melalui
jasa pengiriman barang paling lambat dua minggu sebelum
tutorial dimulai sesuai dengan Petunjuk Kerja Pengiriman
BNBKA;

172