Page 210 - Universitas Terbuka di Era Informasi

ini dilakukan secara bertahap dan telah disosialisasikan mulai 2013.2.
Dalam rencana Kantor PR III, mulai masa registrasi selanjutnya batas akhir
aktivasi adalah bersamaan dengan minggu pertama tuton. Dukungan
dari unit kerja lain tentu sangat besar dalam proses sinkronisasi ini dan
pembahasan setiap tahapan kalender akademik menjadi sangat penting.
Bergesernya satu tahapan kegiatan akan berimbas pada molornya
tahapan berikutnya yang bagi UT hal itu sangat tidak boleh terjadi.
e. Koordinasi Lintas Unit Kerja

Dalam penyelenggaraan tuton, permasalahan sering muncul biasanya
terjadi pada minggu-minggu pertama pada saat penentuan jumlah
peserta tuton. Pembagian kelas virtual sesuai ketentuan (maks 300
peserta) menjadi hal yang dapat berkembang dengan sangat cepat
dalam hitungan jam dan hari. Hasil sinkronisasi data pembayaran uang
kuliah yang dilakukan oleh Bagian Registrasi akan langsung “diturunkan”
dan jumlah peserta tuton pun berubah menjadi lebih banyak. Kelas
juga menjadi berubah menjadi bertambah karena memang mahasiswa
yang telah sah melakukan registrasi juga bertambah. Informasi bahwa
peserta baru karena proses sinkronisasi ini adalah sah dan harus dilayani
kepada para tutor harus disampaikan dengan jelas agar mereka memiliki
kesepahaman tentang kemungkinan penambahan peserta atau bahkan
kelas baru. Penambahan kelas ini memerlukan komunikasi yang intens
antara Puskom UT dengan Fakultas. Fakultas harus cepat memutuskan
nama tutor yang akan mengampu kelas baru jika memang tutor
sebelumnya telah memiliki kelas yang maksimal. Kasus ekstrim biasanya
terjadi ketika penambahan peserta terjadi setelah inisiasi berjalan
lebih dari 3 minggu dan ini umumnya disebabkan kendala beasiswa
sebagaimana yang penulis sampaikan.

Sementara itu, pada saat konsentrasi sedang fokus pada penambahan
kelas yang berimplikasi pada penambahan tutor, banyak juga mahasiswa
yang menghadapi kendala aktivasi, seperti lupa password atau tidak dapat
akses ke dalam tuton atau tutor yang memang lupa belum membuka

200