Page 168 - Universitas Terbuka di Era Informasi

Untuk memastikan agar semua pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan
standar kualitas yang diharapkan, setiap proses bisnis perlu dilaksanakan
dengan menerapkan PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang juga diterapkan oleh
sistem manajemen kualitas ISO. Dalam hal ini semua kegiatan utama perlu
direncanakan secara matang, mulai dari upaya memahami standar kualitas
yang diharapkan, menyusun jadwal pelaksanaan, dan merencanakan serta
mengupayakan sumber daya yang diperlukan. Pelaksanaan kegiatan perlu
dilakukan dengan mengacu pada perencanaan, kebijakan baru, pedoman
kualitas, prosedur, dan petunjuk kerja yang berlaku. Pelaksanaan pekerjaan
perlu dimonitor keberhasilan dan keakuratan pelaksanaannya agar dapat
diketahui kekurangan, hambatan, maupun ketidaksesuaian yang terjadi.
Akhirnya, hasil monitoring pekerjaan perlu dievaluasi untuk mengukur
ketercapaian sasaran kualitas, mengidentifikasi penyebab ketidaksesuaian
yang terjadi, menentukan tindak lanjut agar masalah dapat segera teratasi,
serta untuk menentukan tindakan perbaikan agar kesalahan tidak terulang.
Proses evaluasi diri untuk menilai pencapaian sasaran kualitas dan
pelaksanaan setiap kegiatan mempunyai peran penting untuk memastikan
semua pekerjaan telah dilaksanakan sesuai standar yang telah ditentukan.
Namun, validasi dari auditor internal maupun eksternal juga diperlukan untuk
memastikan bahwa upaya penjaminan kualitas telah dilaksanakan secara
konsisten. Proses audit internal dan eksternal terhadap pelaksanaan proses
bisnis dapat membantu UT untuk memastikan agar perbaikan berkelanjutan
selalu diupayakan.

Salah satu upaya untuk memastikan agar audit internal dapat memvalidasi
perbaikan kualitas secara berkelanjutan dari setiap kegiatan utama adalah
dengan meningkatkan kemampuan auditor internal. Untuk itu peningkatan
kemampuan auditor internal UT perlu dilakukan secara rutin. Sebagai
tambahan, setiap unit perlu mempunyai staf yang memiliki kapasitas untuk
membantu pimpinan unit masing-masing untuk memonitor implementasi
simintas UT di unitnya sendiri. Staf ini dapat membantu mengidentifikasi
ketidaksesuaian sistem manajemen kualitas di unitnya masing-masing
dan membantu menentukan akar masalah serta upaya perbaikan dan
pencegahan agar perbaikan berkelanjutan dapat selalu dilakukan. Pusmintas

158