Page 169 - Universitas Terbuka di Era Informasi

UNIVERSITAS TERBUKA DI ERA INFORMASI

perlu menganalisis semua laporan hasil audit agar dapat menarik kesimpulan
apakah ketidaksesuaian yang ditemukan dari hasil audit disebabkan oleh
kesalahan petugas atau terjadi karena sistem manajemen tidak berjalan secara
efektif. Hasil analisis mengenai efektivitas sistem manajemen kualitas yang
diaudit perlu dilaporkan kepada pimpinan baik melalui laporan langsung
maupun melalui Rapat Tinjauan Manajemen agar dapat segera ditindaklanjuti
secara komprehensif dan sistemik.

7. Penjaminan Kualitas di Era Informasi Digital
Sesuai dengan perkembangan TIK di Indonesia, hampir seluruh kegiatan
akademik, kegiatan administrasi akademik, maupun kegiatan adminstrasi
sudah menggunakan IT (Information Technology). Kegiatan akademik di UT
yang berbasis IT antara lain meliputi kegiatan pengembangan bahan ajar,
pengembangan bahan ujian, sistem ujian online, layanan bantuan belajar,
dan penyediaan digital library. Kegiatan administrasi akademik dimulai dari
sistem admisi online, sistem registrasi, pemrosesan alih kredit, sampai dengan
persiapan yudisium dan sertifikasi, serta pengelolaan data alumni. Sedangkan
kegiatan administrasi meliputi kegiatan pengelolaan kepegawaian,
pengelolaan keuangan, pengeloaan barang milik negara, dsb.
Sebagai perguruan tinggi yang mempunyai jumlah mahasiswa yang sangat
besar, UT memerlukan sistem pencatatan data mahasiswa yang akurat, dapat
diandalkan, dan mudah diakses oleh para pimpinan universitas dan pimpinan
fakultas, dan pimpinan unit terkait. Di UT sistem pencatatan dan sekaligus
penyimpanan data mahasiswa ini disebut student record systems (SRS), yang
merupakan tulang punggung yang mendukung terlaksananya kegiatan
belajar mengajar di UT. Tanpa SRS yang akurat, dapat diandalkan, dan mudah
diakses, akan sulit untuk memonitor perkembangan jumlah mahasiswa dari
waktu ke waktu, termasuk untuk mengetahui kemajuan belajar mereka. Oleh
sebab itu, penjaminan kualitas terhadap semua kegiatan berbasis IT perlu
dipastikan agar semua kebijakan ataupun keputusan yang diambil dapat
dijalankan dan tidak menimbulkan dampak yang dapat merugikan mahasiswa.
Sebagai contoh, penjaminan kualitas dalam manjemen keamanan data SRS

159