Page 139 - Universitas Terbuka di Era Informasi
P. 139
UNIVERSITAS TERBUKA DI ERA INFORMASI
jika ada jadwal kegiatan yang bentrok. Misalnya seseorang mendapatkan
undangan untuk melakukan koordinasi dan jadwal yang ditetapkan dalam
undangan itu kebetulan bersamaan dengan agenda lain, maka secara
otomatis pengguna akan diberitahukan adanya jadwal yang bentrok
dan si pengguna dapat memutuskan untuk membatalkan salah satu
atau menolak undangan yang jadwalnya sama tersebut. Hal ini membuat
perencanaan kegiatan dapat dilakukan dengan efisien dan kegiatan
koordinasi menjadi optimal karena sejak awal jadwalnya terkonfirmasi
dan ada pengingat yang mengingatkan tentang agenda tersebut.
b. Pengembangan alur kerja yang terintegrasi secara elektronik dengan
memanfaatkan Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
Dengan DMS, dokumen sebagai bahan koordinasi bisa lebih mudah
dilacak, dokumen tersimpan secara elektronik, proses pencarian dokumen
menjadi lebih mudah, mengurangi kesalahan dalam pengarsipan,
dokumen bisa di-share dengan orang lain, dan komunikasi koordinasi
yang dilakukan menjadi komunikasi dan koordinasi yang paperless.
c. Pengembangan Manajemen Kinerja Secara Elektronik
Setiap kegiatan operasional yang ada di sebuah organisasi terkait satu
dengan yang lain membentuk skenario bisnis. Hasil dari pelaksanaan
skenario bisnis tersebut perlu dimonitor apakah sesuai dengan yang
direncanakan di awal program kerja, dan bagaimana status pencapaiannya.
Contohnya, apakah pelaksanaan program sosialisasi dan pemasaran
untuk menjaring mahasiswa baru sesuai dengan yang ditargetkan. Tanpa
perlu menunggu hingga pelaksanaan penjaringan mahasiswa selesai,
manajemen dapat melihat status pelaksanaan kegiatan sehingga dapat
dilakukan kegiatan tanggapan dengan cepat untuk mencapai target yang
ditetapkan. Dengan cara memonitor status terkini pencapaian target–
target organisasi secara mudah dan cepat diharapkan organisasi tersebut
selalu dalam kinerja yang terbaik .
Aplikasi TIK yang digunakan untuk mendokumentasikan perencanaan,
memantau status dan nilai pencapaian ukuran kinerja disebut Manajemen
129
