Page 132 - Universitas Terbuka di Era Informasi

Secara mikro, maka terjadi komunikasi antar pimpinan UT serta unit-unit yang
ada di UT Pusat dan di UPBJJ. Misalnya, bagaimana kebijakan pimpinan dalam
hal registrasi matakuliah, pembayaran uang kuliah, ataupun mekanisme
interaksi mahasiswa diimplementasikan secara operasional. Hal yang
terpenting dalam komunikasi mikro ini adalah bahwa komunikasi yang terjadi
antar-unit mudah dilakukan secara timbal balik, serta komunikasi yang terjadi
meningkatkan kualitas proses (bagi ke dua belah pihak).
Dengan mengacu penjabaran di atas serta kebutuhan sistem teknologi ditinjau
dari perspektif B–O–S, maka sebagai organisasi bisnis UT dapat dipengaruhi
faktor-faktor eksternal sebagai berikut.
£ Regulator, yaitu pemerintah Republik Indonesia. Dalam hal ini regulasi
menempatkan UT sebagai kepanjangan tangan pemerintah dalam
menyediakan layanan pendidikan tinggi kepada masyarakat.
£ Vendor, yaitu penyedia barang dan jasa untuk menunjang proses
kegiatan UT. Secara khusus, para dosen yang bukan pegawai tetap UT
serta lembaga-lembaga di luar UT yang bekerjasama dengan UT dapat
dikelompokkan sebagai vendor.

£ Customer, yaitu pelanggan yang dilayani oleh UT, khususnya para
mahasiswa yang terdaftar.
Tujuan “bisnis” UT adalah menyediakan layanan pendidikan jarak jauh. Tujuan
bisnis ini dapat dikelompokKan sebagai bisnis di bidang jasa yang kualitasnya
sangat ditentukan oleh kepuasan pelanggan/mahasiswa. Dengan demikian,
kecepatan komunikasi selama memberikan pelayanan dan juga mendapatkan
umpan balik dengan pelanggan sangat penting. Untuk menunjang tujuan
bisnis utama tersebut, UT didukung unit-unit organisasi yang tersebar
di banyak wilayah, baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Hal ini
membutuhkan sebuah sarana dan prasarana yang tepat, cepat dan akurat
agar proses bisnis dapat berjalan mendukung tujuan bisnis yang utama.
Berdasarkan hal-hal diatas dapat digambarkan kebutuhan komunikasi
dan koordinasi serta pilihan teknologi yang memungkinkan terlaksananya
komunikasi dan koordinasi tersebut sebagaimana digambarkan pada Tabel 1.

122