Page 177 - Universitas Terbuka di Era Informasi

UNIVERSITAS TERBUKA DI ERA INFORMASI

2. Proses Registrasi Mahasiswa UT

Semenjak berdiri pada 4September 1984 hinggamasa registrasi 2011.1
(semester 1 pada 2011) UT masih menggunakan sistem registrasi
manualdalam hal memberikan layanan registrasi kepada mahasiswa. Dengan
sistem registrasi manual ini data pribadi mahasiswa diisioleh mahasiswa pada
Form Registrasi, yang kemudian di-entrioleh staf Unit Program Belajar Jarak
Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) pada aplikasi registrasiyang tersedia di
UPBJJ-UT. Sementara itu, daftar matakuliah diregistrasikan oleh mahasiswa
dengan mengisi data mata kuliah (kode, nama, jumlah sks, dan jam ujian)
pada tanda bukti setor (TBS), yang sebagian besar ditulis dengan tangan.
Kemudian,mahasiswa membayaruang kuliah dengan menggunakan TBS yang
sudah di-entri datanya di UPBJJ-UT.Setelah membayar uang kuliah, mahasiswa
wajib mengirimkan 1 copy TBS yang sudah divalidasi pihak bank kepadaUPBJJ-
UT dan menyimpan 1 copy TBS untuk arsip. Data mata kuliah yang tercantum
pada TBS yang sudah divalidasi bank, kemudian dientri oleh staf UPBJJ-UT
pada aplikasi regisitrasi. Data pribadi dan data mata kuliah yang sudah di-
entriakan tersimpan pada sistem komputer di UPBJJ-UT, dan selanjutnya data
dikirimkan ke sistem pencatatan dan penyimpanan data mahasiswa atau
student record system (SRS) di Kantor UT Pusat melalui fasilitas online.
Penggunaan sistem registrasi manual tersebutbanyak mengandung
kelemahan, antara lain: (1) TBS sering tidak tersedia di cabang bank tertentu;
(2) penulisan kode dan nama matakuliah oleh mahasiswa terkadangtidak
akurat; (3) validasi pihak bank pada TBS rentan dipalsukan oleh pihak-pihak
yang tidak bertanggung jawab dan sulit dideteksi oleh petugas registrasi; (4)
TBS lupa dikirimkan oleh mahasiswa kepadaUPBJJ-UT; (5) entridata registrasi
matakuliah lambat karena menunggu TBS dari mahasiswa dan ada kalanya
data matakuliah yang tidak akurat karena salah entri;serta(6) prediksi jumlah
naskah ujian tidak akurat.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang sangat pesat
saat ini berdampak juga pada keseluruhan kehidupan instansiUT, terutama
dalam penyediaan informasi yang membutuhkan sistem pengelolaan
data secara cepat, tepat, dan akurat.Dalam rangka menunjang efektivitas,

167